Um dos graves problemas dos arquivos municipais com os quais nos temos deparado tem sido a gestão dos documentos arquivísticos. Para se recuperar informação, preservar a memória institucional têm de ser estabelecidas regras de modo a garantir a organização e a preservação dos acervos documentais de cada município.

A criação do grupo de trabalho dos arquivos municipais aprovada em Conselho Intermunicipal em março/2017, tem tido um papel fundamental neste processo.

Este grupo de trabalho tem como finalidade discutir, partilhar experiências e desenhar metodologias de intervenção comuns para a salvaguarda da consulta da informação e preservação da mesma para o futuro, através da definição de atividades estratégicas para a correta gestão documental dos serviços municipais e a consolidação dos Arquivos Municipais da região.

Neste âmbito, desde janeiro que se tem vindo a fazer um périplo pelos arquivos das autarquias do Médio Tejo. Foram dois meses de partilha de conhecimentos, boas práticas e trocas de experiências que lhes permitiram, para além da criação de laços afetivos que acabaram por se criar, arranjaram-se acima de tudo soluções, melhorias e estratégias para que estas massas acumuladas possam efetivamente ser cada vez menos.

Estes dois meses dividiram-se em 3 fases, sendo a 3.ª fase o culminar de todo este processo.

1.ª FASE

- Apresentação da legislação em vigor e suas repercussões relativamente à gestão das massas documentais acumuladas.

- Exposição dos dados que testemunham a situação atual deste problema nos municípios do Médio Tejo, com recurso ao diagnóstico já apresentado.

- Análise das várias situações em cada Município

2.ª FASE

- Análise de casos práticos

- Reflexão de boas práticas relativas à metodologia de recolha de dados das séries documentais, de identificação da documentação e de elaboração de RADA’s;

3.ª FASE

- Visitas in loco a arquivos municipais que estejam a desenvolver projetos, no sentido de prestar o apoio considerado pertinente e ajustado a cada caso particular.

Com um grande sucesso no Médio Tejo, e ainda com arestas para limar, todos os funcionários dos municípios que compõem esta Comunidade Intermunicipal tiveram oportunidade de perceber e de ficar ainda mais conscientes desta necessidade premente que existe nos nossos arquivos.

Um bom inventário, uma boa catalogação e um bom arquivo, lhes permitirá ainda um melhor trabalho, uma melhor pesquisa, e acima de tudo, uma boa preservação destes nossos acervos arquivísticos.

Fotos: CIM do Médio Tejo